Benieuwd
naar de mogelijkheden?
We helpen u graag verder! Maak een afspraak in onze showroom.
(d.d. 13 juli 2026)
De besloten vennootschap Archtone Interior Styling B.V., ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 08093484, handelend onder de handelsnaam Xylo Vloeren, gevestigd en kantoorhoudende te (7202 BP) Zutphen aan het adres Gerritsenweg 11G (hierna te noemen: Xylo Vloeren), is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals bedoeld en genoemd in deze privacyverklaring.
Xylo Vloeren houdt zich bezig met de handel in parketvloeren en aanverwante artikelen. Daaronder vallen onder meer het leveren en leggen van parketvloeren en het verrichten van reparaties daaraan. Deze werkzaamheden worden zowel door Xylo Vloeren zelf als met behulp van door haar ingeschakelde derden uitgevoerd.
De activiteiten en werkzaamheden die hieruit voortkomen, geschieden op basis van gesloten overeenkomsten. Ook de opgave van informatie door de klant, met de wens om – indien mogelijk – tot een overeenkomst te komen, kan onder dit proces worden geschaard.
Klanten en potentiële klanten kunnen onder meer contact opnemen via de contactgegevens, de verschillende formulieren op de website en de fysieke winkel van Xylo Vloeren.
Om aanvragen, afspraken, bestellingen en overeenkomsten te kunnen afhandelen, is het voor Xylo Vloeren noodzakelijk gegevens te verwerken. Dit geschiedt op basis van de grondslag “uitvoering overeenkomst”.
Deze gegevens kunnen betrekking hebben op bestellingen, werkzaamheden, projecten en/of bedrijven, maar er kan ook sprake zijn van gegevens op basis waarvan natuurlijke personen kunnen worden geïdentificeerd. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan:
Zonder deze informatie kan de juiste informatie niet worden gekoppeld aan de juiste overeenkomst, klant, locatie en/of contactinformatie. Het is voor Xylo Vloeren dan niet of onvoldoende mogelijk om aanvragen en overeenkomsten op de juiste wijze af te handelen, de werkzaamheden uit te voeren en/of de klant van de juiste informatie te voorzien.
Daarbij is het voor Xylo Vloeren op basis van de fiscale administratie- en bewaarplicht noodzakelijk om de gegevens die tot de basisadministratie horen, waaronder gegevens met betrekking tot de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie, gedurende zeven jaren op te slaan en te bewaren.
Slechts door verwerking van bovengenoemde gegevens acht Xylo Vloeren zich in staat aan haar fiscale en administratieve verplichtingen te voldoen.
Ten aanzien van de beide hierboven genoemde grondslagen verkrijgt Xylo Vloeren deze gegevens tijdens of ten behoeve van een contactmoment met een klant of potentiële klant. Dit contact kan onder meer plaatsvinden via de website en de daarop aanwezige formulieren, de fysieke winkel, telefonisch contact of andersoortige correspondentie met Xylo Vloeren.
Waar nodig zullen deze gegevens door Xylo Vloeren worden verwerkt.
Xylo Vloeren levert en legt vloeren die gedurende een langere periode door klanten worden gebruikt. Ook kunnen na verloop van tijd vragen ontstaan over onderhoud, reparatie, herstel, garantie, nazorg, eerder toegepaste materialen of vervolgwerkzaamheden.
Xylo Vloeren heeft er daarom een gerechtvaardigd belang bij om relevante klant- en projectgegevens gedurende een langere periode beschikbaar te houden. Aan de hand van deze gegevens kan Xylo Vloeren bijvoorbeeld vaststellen welke vloer of welk materiaal eerder is geleverd, welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en welke onderhouds- of reparatiewerkzaamheden passend kunnen zijn.
Het bewaren van deze gegevens kan daarnaast bijdragen aan een efficiënte en op de klant afgestemde dienstverlening wanneer een klant na verloop van tijd opnieuw contact met Xylo Vloeren opneemt.
Xylo Vloeren beperkt deze verwerking zo veel mogelijk tot gegevens die relevant zijn voor de klantrelatie, het uitgevoerde project en eventuele toekomstige dienstverlening.
Xylo Vloeren kan klanten na de levering van een product of de uitvoering van werkzaamheden uitnodigen om een beoordeling over de dienstverlening te plaatsen.
Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van software of diensten van derden. Om een reviewverzoek te kunnen verzenden, kunnen beperkte persoonsgegevens, zoals de naam en het e-mailadres van de klant, aan de aanbieder van deze software worden verstrekt.
Xylo Vloeren heeft er een gerechtvaardigd belang bij om ervaringen van klanten te verzamelen, de dienstverlening te evalueren en waar mogelijk te verbeteren. Bij de inzet van reviewsoftware wordt ernaar gestreefd niet meer gegevens te verstrekken dan voor het verzenden van het reviewverzoek noodzakelijk is.
Met betrekking tot marketingactiviteiten kunnen door Xylo Vloeren diverse partijen, softwareprogramma’s en/of apps worden ingezet ten behoeve van bijvoorbeeld de verspreiding van nieuwsbrieven en andere marketinguitingen.
Ook maakt Xylo Vloeren gebruik van meerdere socialmediakanalen. Bij het gebruik van deze kanalen en programma’s kunnen gegevens worden verwerkt waarbij sprake kan zijn van data op basis waarvan natuurlijke personen kunnen worden geïdentificeerd.
Zonder het gebruik van deze programma’s en kanalen is het voor Xylo Vloeren niet of onvoldoende haalbaar om bestaande en nieuwe klanten aan te spreken en te informeren over haar producten en dienstverlening.
Voordat tot registratie en verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van nieuwsbrieven en andere rechtstreeks aan de klant gerichte marketinguitingen wordt overgegaan, wordt toestemming gevraagd aan de klant. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren doordat de klant de benodigde informatie bewust invoert en instemt met de ontvangst van de betreffende uitingen.
Ten behoeve van marketingdoeleinden en de analyse en verbetering van de website kan Xylo Vloeren gebruikmaken van cookies en programma’s voor de analyse van de daarmee verkregen gegevens.
Hiermee wordt het voor Xylo Vloeren mogelijk om in bepaalde mate marktonderzoek te doen, het gebruik van de website te analyseren en de website, het productassortiment en de dienstverlening te verbeteren.
Met analyseprogramma’s is het mogelijk om informatie te verkrijgen die mogelijk kan leiden tot de identificatie van een natuurlijke persoon. Om die reden vallen ook deze gegevens onder de werking van de AVG.
Informatie met betrekking tot de cookies die door of in opdracht van Xylo Vloeren worden geplaatst en/of geanalyseerd, en de gegevens die daardoor al dan niet worden verwerkt, is onderaan deze privacyverklaring opgenomen.
Voordat tot plaatsing en verwerking van gegevens door middel van cookies wordt overgegaan, wordt toestemming gevraagd voor zover deze toestemming op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving noodzakelijk is.
In andere gevallen waarin Xylo Vloeren het nodig acht om persoonsgegevens te verwerken en waarbij geen andere toereikende wettelijke grondslag aanwezig is, zal Xylo Vloeren vooraf toestemming vragen.
Ingevolge de fiscale wetgeving is Xylo Vloeren verplicht om gegevens die onderdeel uitmaken van de fiscale basisadministratie gedurende zeven jaren te bewaren.
Klant- en projectgegevens die betrekking hebben op een levering, legwerkzaamheden, onderhoud, reparatie of een ander inhoudelijk klant- of projecttraject worden bewaard zolang de klantrelatie voortduurt en tot maximaal tien jaar na:
waarbij wordt uitgegaan van het meest recente moment.
Xylo Vloeren acht deze termijn van belang vanwege de verwachte gebruiksduur van vloeren en de mogelijkheid dat klanten na meerdere jaren opnieuw contact opnemen over onderhoud, reparatie, herstel, garantie, nazorg, gebruikte materialen of nieuwe werkzaamheden.
Na afloop van deze termijn worden de persoonsgegevens verwijderd of dusdanig aangepast dat deze niet langer tot een specifieke natuurlijke persoon zijn te herleiden, tenzij Xylo Vloeren op grond van een wettelijke verplichting, een lopende overeenkomst, een geschil of een andere geldige grondslag gehouden of gerechtigd is de gegevens langer te bewaren.
Gegevens uit aanvragen of contactmomenten die niet leiden tot een overeenkomst of inhoudelijk klant- of projecttraject worden verwijderd zodra deze niet langer nodig zijn voor de afhandeling van de aanvraag. Deze gegevens worden in beginsel uiterlijk binnen zes maanden na de laatste inhoudelijke correspondentie verwijderd of geanonimiseerd.
Gegevens die worden verwerkt door middel van cookies en analyseprogramma’s worden bewaard overeenkomstig de termijn die voor de betreffende cookie of het betreffende programma geldt.
Ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en/of soortgelijke marketinguitingen staat het de relatie op ieder moment vrij zich af te melden voor de ontvangst en daarmee ook de verzending van deze marketinguitingen.
Na afmelding worden de persoonsgegevens binnen twee maanden verwijderd uit de systemen die uitsluitend worden gebruikt voor de verzending van deze marketinguitingen, tenzij beperkte gegevens moeten worden bewaard om te voorkomen dat de betrokkene opnieuw ongewenste marketinguitingen ontvangt.
Voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering is Xylo Vloeren ertoe gehouden derden in te schakelen.
De bezorging van vloeren en aanverwante producten wordt voornamelijk verzorgd door eigen personeel van Xylo Vloeren.
Voor de incidentele verzending van bijvoorbeeld onderhoudsproducten kan Xylo Vloeren gebruikmaken van externe pakket- of bezorgdiensten. Aan deze partijen worden de gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn om de betreffende zending op het juiste adres af te leveren.
Voor het leggen van vloeren en het uitvoeren van daarmee samenhangende werkzaamheden maakt Xylo Vloeren mede gebruik van zelfstandige vakmensen en andere door haar ingeschakelde derden.
Deze partijen kunnen voor de uitvoering van hun werkzaamheden toegang krijgen tot gegevens zoals:
Xylo Vloeren werkt daarnaast één-op-één samen met enkele samenwerkingspartners. Wanneer dit noodzakelijk is om de klant goed te adviseren, werkzaamheden af te stemmen, een overeenkomst uit te voeren of passende nazorg te verlenen, kunnen relevante gegevens met deze samenwerkingspartners worden gedeeld.
Xylo Vloeren streeft ernaar uitsluitend die gegevens te delen die noodzakelijk zijn voor het doel van de betreffende samenwerking. Met deze partijen maakt Xylo Vloeren waar nodig afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, bescherming en gebruik van de gegevens. Indien een partij voor Xylo Vloeren als verwerker optreedt, wordt waar nodig een verwerkersovereenkomst gesloten.
Xylo Vloeren maakt gebruik van de diensten en producten van derden. Zo wordt onder meer gebruikgemaakt van:
Deze partijen kunnen in beperkte mate toegang hebben tot persoonsgegevens van de relaties van Xylo Vloeren.
Wanneer reviewsoftware wordt gebruikt om klanten uit te nodigen een beoordeling te plaatsen, kunnen beperkte contactgegevens aan de aanbieder van die software worden verstrekt om het reviewverzoek te laten verzenden.
Met deze partijen maakt Xylo Vloeren waar nodig afspraken om de bescherming, beveiliging en het gebruik van de gegevens te regelen. Indien een partij voor Xylo Vloeren als verwerker optreedt, wordt waar nodig een verwerkersovereenkomst gesloten.
Zoals eerder beschreven, kunnen door Xylo Vloeren bedrijven, socialmediakanalen, cookies, softwareprogramma’s en/of apps worden ingezet ten behoeve van marketingactiviteiten.
Door deze partijen kan reeds verzamelde data en/of data die tijdens het gebruik van de betreffende diensten wordt verkregen, worden ingezet ten behoeve van onder meer marktonderzoek en de verbetering van de website, het productassortiment en de dienstverlening.
Met deze partijen maakt Xylo Vloeren waar nodig afspraken over de bescherming en het gebruik van persoonsgegevens.
Afgezien van de partijen en situaties die hierboven zijn beschreven, worden zonder toestemming van de relatie van Xylo Vloeren geen persoonsgegevens met andere derden gedeeld.
Een uitzondering hierop bestaat wanneer Xylo Vloeren op grond van een wettelijke bepaling, rechterlijk bevel of bevoegd gegeven verzoek van een overheidsinstantie verplicht is gegevens te verstrekken.
Bij het gebruik van software, socialmediakanalen, analyseprogramma’s en andere digitale diensten kan het voorkomen dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.
Xylo Vloeren onderzoekt waar nodig hoe en op welke locatie de betreffende dienstverleners persoonsgegevens verwerken. Daarbij kan advies worden ingewonnen bij deskundige derden, zoals de accountant, het administratiekantoor, de websitebeheerder of het internetmarketingbureau.
Waar nodig worden daarbij aanvullende afspraken gemaakt over de bescherming, beveiliging en verwerking van de persoonsgegevens.
Xylo Vloeren draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.
De beveiligingsmaatregelen worden waar nodig aangepast aan de aard en gevoeligheid van de gegevens en de risico’s die met de verwerking samenhangen.
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links, socialmediakoppelingen of anderszins met de website van Xylo Vloeren zijn verbonden.
Xylo Vloeren kan niet garanderen dat deze partijen op de gewenste wijze met persoonsgegevens omgaan. Geadviseerd wordt om desgewenst de privacyverklaring van deze derde partijen te raadplegen om na te gaan hoe zij met persoonsgegevens omgaan.
Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
Wanneer u een verzoek en/of opmerking heeft met betrekking tot een of meerdere van deze rechten, kunt u zich tot Xylo Vloeren wenden via onderstaande contactgegevens.
Xylo Vloeren streeft ernaar uw verzoek binnen veertien dagen te behandelen en reageert in ieder geval binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.
Via de website: www.xylovloeren.nl
Per e-mail: info@xylovloeren.nl
Telefoon: 0575 512 304
Post: Archtone Interior Styling B.V. h.o.d.n. Xylo Vloeren, Gerritsenweg 11G, 7202 BP Zutphen
U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die Xylo Vloeren van u verwerkt. U kunt daarnaast vragen voor welke doeleinden de gegevens worden gebruikt en met welke categorieën partijen deze worden gedeeld.
U heeft het recht om persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn te laten corrigeren of aanvullen.
U kunt Xylo Vloeren verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
Met betrekking tot de verwijdering van gegevens dient Xylo Vloeren zich te houden aan de wettelijke bewaarplichten die op haar van toepassing zijn. Xylo Vloeren kan gegevens daarnaast blijven bewaren wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld in verband met een lopende overeenkomst, geschil of rechtsvordering.
Gegevens waarvoor geen verdere grondslag of noodzaak bestaat, worden na een gerechtvaardigd verzoek verwijderd.
U heeft het recht om Xylo Vloeren te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit houdt in dat Xylo Vloeren uw gegevens in bepaalde gevallen wel bewaart, maar tijdelijk niet verder gebruikt.
Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn wanneer de juistheid van de gegevens wordt betwist of wanneer de gegevens nodig zijn in verband met een juridische procedure.
Voor zover dit recht op de betreffende verwerking van toepassing is, heeft u het recht om persoonsgegevens die u aan Xylo Vloeren heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
U kunt Xylo Vloeren in bepaalde gevallen ook verzoeken deze gegevens rechtstreeks aan een andere organisatie over te dragen.
Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op ieder moment in te trekken.
Het intrekken van de toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór het intrekken van de toestemming heeft plaatsgevonden.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Xylo Vloeren.
Xylo Vloeren beoordeelt na ontvangst van het bezwaar of er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan om de verwerking voort te zetten. Wanneer die gronden niet bestaan en de verwerking niet nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, wordt de betreffende verwerking beëindigd.
Tegen het gebruik van persoonsgegevens voor directe marketing kunt u te allen tijde bezwaar maken. Na een dergelijk bezwaar worden uw persoonsgegevens niet langer voor directe marketing gebruikt.
Xylo Vloeren hoort het graag wanneer u klachten of opmerkingen heeft over de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens.
U heeft het recht om hierover bij Xylo Vloeren een klacht in te dienen. Hiervoor kunt u gebruikmaken van de eerder in deze privacyverklaring vermelde contactgegevens.
Op grond van de privacywetgeving heeft u daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens
(https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons).
De inhoud van deze privacyverklaring kan op den duur wijzigen. Xylo Vloeren adviseert daarom de privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Aan de hand van de datum bovenaan de verklaring kan worden vastgesteld wanneer de privacyverklaring voor het laatst is gewijzigd.
Heeft u verder nog vragen of opmerkingen over de verwerking of bescherming van uw persoonsgegevens, dan staat Xylo Vloeren u graag te woord.
De contactgegevens van Xylo Vloeren zijn eerder in deze privacyverklaring vermeld en zijn daarnaast te vinden op de website.
